Beberapa prosedur administrasi di berbagai instansi masih dilakukan secara konvensional, dimana hal ini dianggap kurang efisien dan memakan banyak waktu. Disisi lain, suatu komunikasi dengan pihak lain memerlukan proses pertukaran informasi, sehingga dibutuhkan suatu mekanisme untuk menjamin keabsahan informasi tersebut. Maka dari itu, dikembangkan sebuah sistem surat-menyurat digital yang dapat membuktikan keaslian informasi yang diperoleh dari media digital tersebut benar dari pihak yang bersangkutan, yakni menggunakan metode autentikasi. Penambahan One Time Password (OTP) sebagai metode autentikasi yang menggunakan satu kunci password bersifat sementara dapat menjadi solusinya. Pada penelitian ini, digunakan metode One Time Password (OTP) sebagai sistem validasi dan algoritma SHA-512 sebagai pembangkit kode OTP untuk menghasilkan kode acak. Sistem ini memanfaatkan teknologi android pada mobile untuk memudahkan akses ke sistem administrasi surat-menyurat agar lebih mudah dikunjungi dengan fitur yang mengutamakan informasi dan kecepatan akses. Implementasi aplikasi dilakukan di Politeknik Negeri Sriwijaya untuk membantu proses administrasi agar berjalan lebih efektif. Hasil pengujian menggunakan black box testing menunjukkan bahwa semua menu dan fitur yang tersedia dapat diterima dan aplikasi yang dibuat sudah memiliki sistem yang berjalan sesuai kebutuhan pengguna. Lalu pada pengujian pembangkitan One Time Password dengan algoritma SHA-512 didapatkan hasil bahwa dari response time rata-rata pembangkitan kode OTP yaitu sebesar 4.4 detik pada 15 kali percobaan dimana hal ini dapat dinyatakan sudah cukup akurat.